none
+7 (495) 783 00 21
Отправить запрос

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

29
Октября
2021

Личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен. Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

В данном случае следует руководствоваться нормами закона о персональных данных (от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Соответственно, хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т. д. сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия.

При отсутствии письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

И, безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.


Ваша заявка отправлена!
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.
отправить запрос
* Все поля являются обязательными для заполнения

Необходимо принять условия публичной оферты

Название организации *
Фамилия *
Имя *
Телефон *
Дополнительные комментарии
Выберите файл
Даю согласие на обработку и хранение моих персональных данных. Политика обработки персональных данных
отправить запрос